Ticari Defterlerde Dijital Dönüşüm
İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) 14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmi Gazete’de yayımlandı. Tebliğ kapsamında işletmelerin muhasebe süreçleri dışında kalan ancak ticari faaliyetleri açısından önemli olan belirli defterlerin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu hale getirmektedir. Tebliğ, 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecektir.
Elektronik ortamda tutulması zorunlu olan ticari defterler şunlardır:
- Pay defteri
- Yönetim kurulu karar defteri
- Müdürler kurulu karar defteri
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
Zorunluluk kapsamındaki şirketler: Tebliğ, bazı şirketler için zorunluluk getirmiş olup, diğer şirketler için ihtiyari geçiş imkânı tanımaktadır.
- 1 Temmuz 2025'ten itibaren aşağıda listelenen şirketler ticari defterlerini elektronik ortamda tutmak zorundadır:
- Bankalar,
- Finansal kiralama şirketleri,
- Faktoring şirketleri,
- Tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri,
- Varlık yönetim şirketleri,
- Sigorta şirketleri,
- Anonim şirket şeklinde kurulan holdingler,
- Döviz büfesi işleten şirketler,
- Umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler,
- Tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri,
- Ürün ihtisas borsası şirketleri,
- Bağımsız denetim şirketleri,
- Gözetim şirketleri,
- Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri,
- Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler,
- Serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler.
- 1 Ocak 2026'dan itibaren, yeni kurulan tüm şirketler, tescil tarihinden itibaren ticari defterlerini elektronik ortamda tutmak zorundadır.
- Yukarıda belirtilen şirketler dışındaki işletmeler, isteğe bağlı olarak ticari defterlerini elektronik ortamda tutabilirler. Ancak, elektronik deftere geçiş yapan şirketlerin defterlerinin tamamını bu formatta tutmaları gerekmektedir. Elektronik deftere geçen şirketler her ne sebeple olursa olsun tekrar fiziki defter tutamazlar.
Elektronik defterlerin geçerliliği ve onay süreci: Elektronik ortamda tutulan defterler, geçerli kanuni defter olarak kabul edilmektedir. Elektronik ticari defterler açılış ve kapanış onayı aranmamaktadır. Şirketler, defterlerini dijital ortamda saklamakla yükümlüdür.
Elektronik defter sistemi kullanımı: Tebliğ kapsamındaki defterlerin ve bu defterlere yapılan kayıtların elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan sistem üzerinden gerçekleşecektir. Sistemde oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından belirlenecek olan sistem kullanıcısına ait olacaktır. Sistem kullanıcısı yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından bir veya birden fazla kişi olarak belirlenebilecektir.
Elektronik defter sistemine geçiş: Kuruluşundan itibaren defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile eş zamanlı olarak sistemde aktif hale getirilecektir. Fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde noter vasıtasıyla fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmalıdır. Defterlerini ihtiyari olarak elektronik ortamda tutmak isteyen şirketler ise bu konuda bir karar alarak noter vasıtasıyla fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmalıdır.
Zeynel Tunç | Ortak Avukat
zeynel.tunc@tuncfiratdereli.com
Nazlı Dereli Oba | Ortak Avukat